내가 생각하는 효과적인 회의

지금 있는 회사는 대기업이라 그런지 참 회의(meeting)를 많이한다. 회의를 많이하는 것도 문제인데, 더더욱 문제는 회의가 항상 생산적이지는 않다는 것이다.

회의는 그 비용이 참 비싸다. 간단히 그 비용이 어느 정도인지 가늠해봤다. 계산과정이 조금 복잡하니 성격 급하신 분은 바로 계산 결과로 점프~!

* 가정
a) 회의 진행 시간 =  1시간 (보통 회의가 짧게 해도 1시간은 기본)
b) 회의 참석자 = 6명
c) 1인당 인건비 = 1억 5천(실제로 우리회사는 이 정도로 잡는다. 물론 내 연봉과 차이는 무지 크다)
d) 1년에 근무일 수 = 240일
e) 하루 근무시간 = 9시간

* Estimation
1일 인건비 = 1억 5천 / 240일 = 62만 5천원.
회의 비용 = 1시간 * 6명 * 시간당 인건비
=  42만원

약 42만원이다. 1시간 짜리 회의에서 42만원이다. 오늘 혹시 2시간을 했다면, 84만원 비용을 지출한 셈이다.

회의의 비용이 이렇게 싸지 않음에도 우리는 회의를 잘하고 있는가? 그동안 여러 회의를 참석하면서, 적어도 이런 점은 신경 써줬으면 훨씬 좋았을 텐데 하는 점들을 정리해본다.

회의 준비 및 시작 관련

1) 회의의 목적을 분명히 하자
회의에는 여러 사람이 모인다. 그리고, 회의를 주재한 사람은 사람들이 회의의 목적을 모두 알고 있다고 가정하기 쉽지만, 실제로는 그렇지 않은 경우가 대부분이다. 회의 시작 전에, 왜 바쁜 사람들이 이렇게 모이게 되었고, 어떠한 내용을 다룰 것인지를 분명히 하는 건 너무 중요하다. 설사 모두가 알고 있다고 보여도, 회의를 주재한 사람은 참석자들에게 다시 한번 주지 시켜주어야 한다. 그래야 적어도 회의에서 논의하는 내용이 논점을 벗어나질 않을 것이며, 조금이라도 빨리 끝날 수 있기 때문이다. 그렇지만, 실제로 회의를 시작하면서 회의를 주재한 사람이 이를 명확히 하는 경우는 정~~~말 드물다.

2) 준비는 철저히
다시 한번 언급하지만, 회의는 비싸다. 참석자들은 다 모여 있고 회의 시작 시간은 지났는데, 프로젝트 세팅하고, 네트워크 세팅하고, 프로그램 세팅하고 하면서 모든 참석자들을 기다리게 만드는 경우가… 역시 많다. 나는? 나 역시 그런 적이 없다고는 못하겠다.
이렇게 미리 준비가 안되어있는 경우 참석자들의 시간을 허비하는 문제점 외에 다른 부작용도 있다. 의기 투합해서 건설적인 결론을 내야하는 경우에, 이렇게 미숙한 준비로 참석자들이 회의 시작부터 불쾌해 하고, 결국 회의 결과에도 영향을 주는 경우도 종종 있기 때문이다. 회의에서 원하는 결과를 얻고 싶은가? 미리 준비하자.

3) 참석자 소개
회의에서는 다양한 조직의 사람들이 모이는 경우도 종종 있다. 이때 회의 주재한 사람은 참석자들이 서로 알고 있는 지 확인하고 꼭 소개를 시켜주는 것이 좋다고 본다. 회의는 여러 사람 모여서 의견 주고 받고 하면서 결론 도출을 하기 위한 것인데, 뭐하는 사람인지 이름은 뭔지도 모르는데 협의가 될리 만무하다. 그런데 다양한 팀의 사람들이 모였음에도 회의 시작하면서 소개를 하는 경우는 참 보기 힘들다. 서양 문화와는 다르게 우리나라 문화에서는 이렇게 처음 만나는 사람끼리 소개시켜주는 것이 많지 않아서 그런건지 모르겠으나, 꼭 소개는 하자.

4) 꼭 필요한 사람만 모으자
회의를 하는데 수십명이 모이는 경우도 있다. 공청회 같은 경우에 어쩔 수 없겠지만, 실무 회의에서 누가 참석해야 하는 지 잘 몰라, 주재 하는 사람이 조금이라도 관련 있을 것 같은 사람들을 죄다 모아 놓고 어떻게 결론 좀 내주시오 하는 회의도 종종 있다.
회의에 사람이 많으면 분위기만 무거워진다. 5명 앞에서 의견을 내놓는 것과 20명 앞에서  의견을 내놓은 것은, 말하는 사람으로서 그 부담감이 상당히 다르다. 좀더 적극적으로 의견 개진을 하고 치열하게 협의하기 위해서는 그림자(shadow) 참석자는 없을 수록 좋은 것 같다.
또 때로는 이런 사람 중에 문맥(context)를 못 이해하고 엉뚱하게 질문을 해서 회의를 지연 시키고, 참석자들의 에너지를 엉뚱하게 소모시키는 경우도 종종 있으니, 반드시 회의는 필요한 사람으로만 하자.

회의 진행 관련

1) 회의는 항상 논점에 어긋나지 않게
회의를 하다보면, 문제의 본질과는 다른 것들을 이야기 하느라, 다시 말해 삼천포로 빠져서 엉뚱하게 시간을 보내는 경우도 있다. 가령 회사의 특정 문서에 대해서 공통 양식을 결정하는 회의를 생각해보자. 이때 발표자는 공통 양식이 좀더 이해가 잘되도록 샘플문서를 가지고 회의를 할 수 있다. 그렇다면 회의에서는 당연히 양식의 항목에 대해 이야기 해야 한다. 샘플 문서가 다루는 내용에 대해 질의한다던지, 지적하는 것은 본질에서 벗어난 행동이다. 한참 일하다가 회의 불려나와 이런 이야기를 듣고 있자면, 격정을 다스리기가 쉽지 않다.

2) 결론은 내자
죽이되는 밥이되는 어쨌든 회의가 끝나고 일어설 때, 이번 회의에서 이런 사항이 결정이 되었구나 라는 생각을 모든 참석자들이 갖게 하자. 회의의 목적은 결론을 내서 무언가 행동(action)으로 옮기려하는 것이 아닌가?

3) 끝 시간을 명확하게
회의를 주재한 사람은 회의 끝 시간을 명확하게 하고, 시간이 흘러가는 것을 참석자들에게 주지시켜주는 것도 필요하다. 한참 논의를 하다가 끝나는 시간이 되버려, 결론도 못내리고 또는 이상한 결론을 내리며 회의를 끝내는 경우도 종종 있다. 프리젠테이션 한 켠에 시계를 띄워놓는 경우도 종종 있는데, 좋은 방법인 것 같다.

4) 외부 인원이 있는데 팀 내부 인원끼리 치고 받지 말자
한 팀에서 진행한 일을 다른 팀과 공유하는 경우가 있다. 이때 미팅을 준비한 팀 내에서조차 의견 조율이 안되어서, 다른 팀 사람들을 앞에두고 논쟁을 하는 경우가 있다. 또는 그 팀의 리더가 팀원이 발표하는데 challenge를 하는 경우가 있다. 길게 이야기 하지 않겠다. 참으로 안타깝다.

이상은 내가 생각하는 효과적인 회의이다. 다른 의견이 있을 수도 있겠지만, 위에 언급한 몇 가지에 대해서는 많은 사람들이 크게 다르게 생각할 것 같지는 않다. 혹시 다른 의견이 있으시다면, 언제든지 의견을!

4 thoughts on “내가 생각하는 효과적인 회의

  1. 빅쵸이 좋은 글이네. 공감가는 내용이 많아. 특히 참석자 소개와 꼭 필요한 사람만 모으기는 이전에 몰랐지만 중요한 부분일 것 같네. 내가 그동안 느낀점을 몇가지 추가하면

    1) 회의를 누가 lead 하는지 확실히 정하고 모두 인지하게 하자. 서로 상대방이 회의를 lead 한다고 생각하는 사람들만 모여있는 회의를 몇번 경험해보니 그렇게 지루하고 비효율적일 수가 없더라. 주로 팀장이 리더쉽이 부족하거나, 책임지기 싫어하는 경우 종종 발생하는 듯..

    2) 회의록을 작성하는 사람이 아니면, 회의 중에 노트북 사용은 못하게 하자. 바쁜척하는 사람이 한명만 있어도 전체의 집중력이 확 떨어진다.

    3) 회의가 연속성을 가지도록 하자. 회의 끝에 필요한 action 을 정하고 담당자를 정하고, 다음 미팅에 경과를 확인하도록 하자. “이런이런걸 알아보는게 좋겠다” 라는 식으로 결론만 내면 아무도 안알아보더라.

    • 와.. 역시 모노.
      1번은 사실 쓸라고 하다가 어떻게 풀어낼 지 잘 몰라서 빼논 이야기다.
      2번도 완전 동감. 우리 회사의 경우 사업본부마다 분위기가 틀린데, 실적 안좋은 사업본부 가서 회의 하면 사람들이 죄다 노트북 들고와서 회의하는데 딴짓하고 있다.
      3번도 동감. 결론이 actionable해야지 그렇지 않고 의사 결정만 미루는 식이면 아무 소용이 없다고 나도 생각한다.

  2. 형~ 제가 오늘 우연한 기회에 ‘퍼실리테이션’에 관해서 들을 기회가 있었는데, 퍼실리테이션에 대한 공부가 있다면 회의가 좀 더 효율적으로 진행될 것 같네요~..:) 블로그에 글 포스팅 글 하다가 예전에 페북에 남긴 회의관련해서 포스팅한 글 보려고 들어왔어요.

    • 오우 브로~
      썰렁한 내 블로그에 코멘트를 남겨주었구나 ㅎㅎ

      방금 네 블로그 가보았는데
      오우~ 컨텐츠가 그득~ 하구나.
      찬찬히 시간내서 봐야겠다.

      멋지다 현균!

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